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企业档案管理归档文件整理操作流程

2022-08-31 10:29:58 1946伟德国际 1049

    归档文件整理,档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此,笔者对如何规范归档文件(即文书档案)的整理与编目提出了简明扼要的方法,供大家参考。

  第 一步 清理文件,即把上一年收发文及帐外文件材料区分为:不归档、永 久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行鉴定。

  概要地说,即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下:

  永 久(Y)

  1.收文中针对性文件:A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事,如任免、表彰、处分类文件。

  2.收文中方针政策性文件,如决定、规定、办法、意见等。

  3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动形成的文件材料。

  4.注重账外文件材料的收集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报,重要创建活动文件材料等)

  定期30(D30)

  1.收文:上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规;

  2.发文:本单位形成的比较重要的业务文件材料(大致包括:内部管理制度,奖励制度,业务操作规程等)

  定期10(D10)

  1.收文:上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件;

  2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

  简单扼要地讲,区()级机关、文件数量比较大,特别是要进馆的单位,区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或比较基层的单位,可以往自己靠,即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料,其保管期限可从长。

  第二步 按件装订:界定何为一,具体见《归档文件整理规则》。有两种,为自然件,这很好界定;②适当的组件。文件材料已有电子文档的,可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的,推荐用不锈钢推订来装订,以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料,每件敲上档号章

  第三步 排列文件:区分党群行政业务三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目,一般设:党务、工会,共青团、妇女工作、()会,在下按时间排列文件,②③④⑤同上,文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

  行政管理类下设二级类目,一般有:组织人事;②();③财产管理,下按时间先后排列,②③同理。(政务:文字秘书工作;事务:后勤保 障一类;财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)

  业务管理类:本单位业务管理工作中形成的文件材料,要根据各单位主管业务的不同情况,区分属类、排列文件。

  第四步 编号:永 久、定期30年、定期10年分别编三个流水号,一年一编(即填写档号章上的归档信息)

  第五步 编目:按保管期限分别填写《归档文件目录》。

  第六步 填写备考表,装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上,以保持整洁与美观。


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