标准的档案室建设是严格按照档案安全保护的“九防”(防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温)要求而建设的，其目的是使档案库房环境更舒适、档案存放更安全、档案管理更高效、人员身体更健康。

档案库房一体化智能管理系统以服务为基础，所有的服务都是围绕库房这一核心进行。其中的服务主要包括：库房环境数据采集服务、视频监控服务、库房设备联动服务、文件存储服务等。各服务之间协同运作确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全，充分体现了档案库房一体化智能管理系统的必要性。

近些年，随着数字化、物联网等技术的兴起完善，档案库房也逐渐趋于智慧化，档案装具、档案存储设备也不断发展升级，从传统档案柜、手动密集架、自动密集架向着如今的智能密集架、智能档案柜不断迈步。在这之中，智能密集架作为多种技术的集合体且经过不断的完善、实践考验，得到越来越多档案室建设的青睐，加之其配套的各类设备，顺应智慧档案室的建设打造出整套集安防、环控为一体的库房生态，解决了传统档案室管理过程的诸多问题。

智能密集架的优势，首先是智能密集架的适应性极强，可以应对多种多样的档案存储环。通过指令自动开架移动的智能密集架，适应触摸、语音、远程控制等多种指令模式，极大的便利了档案存储工作。在安全防护方面，智能密集架包含了防尘、防鼠、防强光、防倾倒、防挤压等功能，避免档案因各种因素受损，同时，智能密集架的开启需要通过安全认证开启，从而防止任何人未经授权访问档案资料，避免泄密，保障档案的安全，实现保密管理。

搭载红外双鉴探测器，由平台统一管理，可实时显示门禁状态，并记录出入日志。库房重要位置及通道安装动态摄像机，实时监控并录像。重要入口安装红外传感器检测人员出入，阻止非法侵入。系统自动化管理：系统实时监控库房内情况，如非法入侵，自动联动报警提示。

安全电压设计，采用24V低压直流电源供电，保障管理人员，防倾倒保护功能、漏电保护功能，通道红外保护，当架体内有人，过道灯自动亮、架体禁止启动，门禁红外保护，当通道入口有人，过道灯自动亮、架体禁止启动，紧急保护功能，过流、过载、超速保护功能，防挤压保护功能等，全方位保护人员安全。

“十四五”档案规划中包含了档案治理、档案利用、档案资源和档案安全四个体系，相较于“十三五”新增了一个档案治理体系，国家档案馆馆长陆国强提出，“十四五”时期要深入贯彻落实四个体系。智慧档案室(馆)的建设刻不容缓，响应国家政策，积极创建科学、绿色、高效的智慧档案室(馆)。