RFID技术是一种非接触式的自动识别技术，可通过射频信号自动识别目标对象，并获取相关数据。相比条形码，RFID技术具有防水、防磁、耐高温等特点，在提高 档案盘点、查找效率，保护档案安全等方面具有显著的优势。RFID技术的使用让档案管理实现了自动化、智能化，对档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务可以进行实时管理。

　　RFID技术具有使用寿命长、安全性高等特性，将RFID技术应用到档案管理，尤其是档案分类、查询、检索等，极大地提升了实体档案的管理效率，降低档案管理运行及服务成本。基于RFID技术的档案管理系统将改变查找困难及盘点效率低下等急需改变的问题，通过采用RFID自动识别技术和计算机软件技术相结合，每份档案粘上RFID电子标签，通过RFID读写器、身份识别器、员工卡读写器、多功能手持终端、移动盘点设备与档案信息管理系统完 美结合，实现档案流通过程的全天候24小时全程跟踪、定位、自动盘点、智能分析等功能，优化档案管理流程，降低接收、盘点和查找劳动强度，节省人力物力的同时，提高 档案保管利用效率，强化档案管理安全。

　　RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和借用归还记录，与后台数据库管理系统向配合，实现档案借阅、归还、查找、盘点工作全流程管理。在档案管理中，以档案袋或档案盒为单位，随机取出一份档案，那么RFID读写器5-8秒内就会将档案被取走的信息反馈给下位机及上位机，下位机上显示档案盒取出，上位机上会自动保存该档案被取出人员及取出时间，不需要人工录入。同样放入一份或几份档案袋，RFID读写器5-8秒内也就能完成相关信息的传递，下位机上显示档案放入，上位机上就会自动保存该档案盒在柜及位置信息。RFID(射频)实时监控智能档案管理系统在对档案实时监控、定位到本的同时也实时完成了在柜档案的盘点及数据更新。