基于物联网技术打造智慧档案馆(室)

安全管理篇

1、档案实体安全管理现状

档案管理大多还停留在目视管理的阶段

普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点工作的展开

档案馆普遍对于实体档案库存有无、位置等情况缺乏准确把握

所以无从对于档案是否在馆等准确了解，缺乏安全管理机制

2、发展目标

信息化是将来管理系统改进的主要方向

虽然电子化档案室重要的发展方向，但是实物档案也是重要的资产，特别是涉及保密内容时，两者同样重要

采用自动识别手段，提高操作效率是发展方向

实现档案在位监管，提高资产保全率是重要方向

减少实物档案的遗失等问题发生

从而避免财产损失，杜绝涉密事件的发生

3、基于RFID的物联网技术

（1）档案袋贴标：

系统初始化档案袋编号，内容等

系统根据以上内容使用射频打印机打印标签，写入标签内容

取下标签，粘贴在档案袋的规定位置

将粘贴标签的档案袋放置馆员工作站射频读写器天线上，进行复核

对应设备：档案袋标签、射频标签、馆员工作站射频读写器

（2）档案盒贴标：

系统初始化档案盒编号，内容等

系统根据以上内容使用射频打印机打印标签，写入标签内容

取下标签，粘贴在档案盒脊底部的规定位置

将粘贴标签的档案盒放置馆员工作站射频读写器天线上，进行复核

对应设备：档案盒标签、射频标签打印机、馆员工作站射频读写器

（3）上架：

模式一：密集架模式

将要上架的档案置于移动式RFID工作台之上

推移动工作台至目标密集架旁

手持天线扫描层架标签

手持天线扫描相关将要上架的档案盒标签，符合要求的提醒上架

软件确认，完成上架过程

对应设备：层架标签、中距离读写器、手持天线、移动式RFID工作台

模式二：档案柜模式

管理员使用员工卡刷档案柜门禁读卡器，打开柜门

将要上架的档案置入档案柜相关柜中，关闭柜门

柜中的读写器会不停的进行扫描，监控档案情况

操作软件，会出现变化的档案情况，确定上架

对应设备：智能档案柜

（4）借阅：

借阅人到档案管理员工作站处借阅，刷个人员工卡

管理员查阅相关档案位置，软件中点亮相关档案架的指示灯

管理员到相应位置取走档案

在馆员工作站履行借阅手续，读写标签，借阅人取走

当采用档案柜模式，取走前要先制定取走内容，否则系统自动报警

对应设备：员工卡、馆员工作站射频读写器

（5）防盗：

档案在档案室内处于非借出模式

一旦办理借阅，置相关EAS/AFI位

档案借出必须办理手续，否则报警(针对档案盒级)

人员携带员工卡(ISO15693标准)进出可以读取员工的卡号，判断相关权限确定是否可以进出，否则报警

对应设备：防盗门

（6）归还：

借阅人到档案管理员处履行归还手续，读写标签，刷个人员工卡

管理员查阅相关档案归档位置，软件中点亮相关档案架的指示灯

管理员到相应位置放置档案

当采用档案柜模式，指定归还必须归还到位，档案柜及系统自动报警提示，直到相关档案到位

对应设备：员工卡、馆员工作站射频读写器

（7）盘点：

模式一：密集架模式

推移动式RFID工作台进行盘点

使用手持天线读层架标签，读档案盒标签

有不在此位置的档案系统提示

完毕后，应在此位置的缺少的系统进行提示

当出现移动式RFID工作台上有的档案应该上架的进行提示上架

对应设备：档案盒标签、移动式RFID工作台、中距离读写器、手持天线

模式二：档案柜模式

智能档案柜自动盘点

可自动盘点档案盒标签

可自动盘点档案袋标签发现异常丢失报警

发现多出标签提示

对应设备：智能档案柜

（8）销毁：

系统操作销毁流程

取下档案，系统注销

物理销毁

对应设备：馆员工作站射频读写器