什么是档案用房“三分立”?
档案库房 ,收藏档案的专门用房。
档案用房“三分立”(或“四分开”)是一种基于安全、专业和高效原则的档案管理布局理念,其核心在于将档案库房、阅览室、办公用房等功能区域独立设置,并通过规范设计保障档案安全与利用效率。
《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)明确,档案库应集中布置、自成一区。除更衣室外,档案库区内不应设置其他用房,且其他用房之间的交通也不得穿越档案库区。
阅览室,是档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)明确,普通阅览室每座不应小于3.5m²;专用阅览室每座不应小于4.0m²;若采用单间时,房间使用面积不应小于12.0m²。
办公用房,应符合现行行业标准《办公建筑设计规范》JGJ 67的规定。
国家档案局令 第13号《机关档案管理规定》、国家档案局令 第21号《企业档案管理规定》,均明确应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房。档案办公用房、业务和技术用房等面积应当满足业务开展需要。
档案库房是存放档案的地方,有“八防”要求,分开设置能更好地保障档案的安全与完整,避免外界因素对档案造成损害。阅览室是供人们查阅档案的场所,分开后可以为查阅者提供相对独立、安静的空间,方便查找和利用档案。办公区域则是档案工作人员日常办公的地方,与库房和阅览室分开,能减少人员流动对档案管理的干扰,提高工作效率。