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什么是档案用房“三分立”?

2025-04-09 15:27:52 1946伟德国际 3

档案库房 ,收藏档案的专门用房。

档案用房“三分立”(或“四分开”)是一种基于安全、专业和高效原则的档案管理布局理念,其核心在于将档案库房、阅览室、办公用房等功能区域独立设置,并通过规范设计保障档案安全与利用效率。

《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)明确,档案库应集中布置、自成一区。除更衣室外,档案库区内不应设置其他用房,且其他用房之间的交通也不得穿越档案库区。

阅览室,是档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)明确,普通阅览室每座不应小于3.5m²;专用阅览室每座不应小于4.0m²;若采用单间时,房间使用面积不应小于12.0m²。

办公用房,应符合现行行业标准《办公建筑设计规范》JGJ 67的规定。

国家档案局令 第13号《机关档案管理规定》、国家档案局令 第21号《企业档案管理规定》,均明确应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房。档案办公用房、业务和技术用房等面积应当满足业务开展需要。

档案库房是存放档案的地方,有“八防”要求,分开设置能更好地保障档案的安全与完整,避免外界因素对档案造成损害。阅览室是供人们查阅档案的场所,分开后可以为查阅者提供相对独立、安静的空间,方便查找和利用档案。办公区域则是档案工作人员日常办公的地方,与库房和阅览室分开,能减少人员流动对档案管理的干扰,提高工作效率。

依据《档案检查工作办法》(档发〔2020〕5号)的相关规定,若出现无办公用房、技术用房、阅览用房,或者上述用房未与库房分开设置的情况,判定为高风险。若办公用房、技术用房、阅览用房未分开设置,或者阅览用房、技术用房缺少监控保护设施,则判定为中风险。 
档案用房“三分立”不仅是法规的硬性要求,更是科学管理的必然选择。通过规范分区、强化安全措施、优化功能设计,有助于系统性解决档案保管与利用中的矛盾,推动档案工作向现代化发展。具体实施时,需结合行业及本地区、本系统相关规定,因地制宜制定方案,确保合规性与实用性并重。


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